Detalles y Funcionalidades
📦 ¿Qué incluye el servicio de implementación?
- Inversión única: Sin mensualidades obligatorias, rentas ni cobros posteriores por número de documentos.
- Comprobante: Emisión de Recibo por Honorarios electrónico por el servicio profesional de desarrollo e implementación.
- Instalación asistida: Despliegue técnico en tu servidor o hosting con tu logotipo, membrete institucional y áreas operativas.
- Multiplataforma: Funciona en PC, laptops, tablets y smartphones mediante cualquier navegador web.
- Portal público + Panel privado: Mesa de partes virtual para usuarios externos y plataforma de gestión para tu equipo de trabajo.
🛑 Control total: Olvídate del desorden de papeles y correos extraviados
Recibir solicitudes por WhatsApp, correos dispersos o cuadernos físicos provoca expedientes extraviados, retrasos en respuestas y reclamos constantes. Con este sistema conviertes tu gestión administrativa en una oficina virtual eficiente, donde cada documento tiene un código único y trazabilidad en tiempo real.
⚙️ Módulos y Funcionalidades del Sistema
🏛️ Mesa de Partes Virtual 24/7 (Acceso Público)
- Registro de solicitudes en línea: Clientes o usuarios registran trámites, cartas y requerimientos adjuntando archivos digitales (PDF, imágenes, Word).
- Cargo digital automático: El sistema genera una constancia en PDF con número de expediente y código de seguimiento.
- Consulta de estado sin llamadas: Los interesados consultan el avance de su trámite por internet sin acudir a tu oficina.
📁 Gestión de Expedientes y Derivación Interna
- Enrutamiento entre oficinas: Pasa trámites de un área a otra (ej. Mesa de Partes a Gerencia o Contabilidad) con un solo clic.
- Historial y línea de tiempo: Registro detallado de fecha, hora, usuario y notas de cada movimiento del expediente.
- Tablero visual de control: Organiza documentos por estados claros (Registrado, En evaluación, Atendido o Archivado).
📤 Respuestas y Descarga de Notificaciones
- Subida de documentos oficiales: Adjunta cartas de respuesta, resoluciones o informes para el usuario final.
- Notificación de atención: El usuario puede consultar y descargar la respuesta directamente desde el portal web.
- Comunicación interna: Facilita el envío formal de documentos y memorandos entre departamentos de tu empresa.
📊 Auditoría, Búsqueda y Reportes
- Buscador avanzado instantáneo: Encuentra cualquier expediente por número, fecha, remitente, DNI/RUC o asunto en segundos.
- Reportes exportables: Genera listas filtradas a Excel y PDF para control administrativo y auditorías.
- Gestión de áreas y permisos: Crea departamentos ilimitados y asigna usuarios con perfiles de acceso personalizados.
🎯 Negocios e Instituciones recomendadas
- Pequeñas y medianas empresas (PYMEs) que manejan flujos continuos de documentación.
- Colegios, institutos y centros educativos.
- Colegios profesionales, asociaciones y cámaras de comercio.
- Centros legales, notarías y consultoras.
- Clínicas y centros de salud para la gestión de cartas y requerimientos.
❓ Preguntas Frecuentes
¿Tengo que pagar suscripción mensual por usar la plataforma?
No. El servicio se entrega con una tarifa única por implementación. No se cobran cuotas mensuales ni licencias por usuario.
¿Emites comprobante formal por el servicio?
Sí, se emite Recibo por Honorarios electrónico por el servicio profesional de desarrollo, instalación y puesta en marcha.
¿Mis clientes necesitan crear una cuenta para ingresar documentos?
No es obligatorio. Pueden ingresar a tu enlace de mesa de partes virtual, completar el formulario con sus datos, adjuntar su documento y descargar su comprobante de recepción al instante.
¿Cómo se realiza la instalación y configuración?
Nos comunicamos vía WhatsApp para coordinar el acceso a tu servidor o hosting, realizamos la instalación completa y te brindamos inducción para comenzar a usarlo.
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